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Manual interactivo · Guía para clínicas
Empieza con seguridad.
Empieza con seguridad.
Conoce cada herramienta.
Pasos claros para registrar pacientes, organizar citas, atender consultas y utilizar WhatsApp e IA dentro de Asistencitas.
No encontramos ese término. Prueba con “cita”, “paciente”, “receta”, “pago” o “WhatsApp”.
01 · Tu primer día
Comienza en cinco pasos
Este orden te ayuda a preparar la clínica antes de atender la primera cita.
Completa Configuración
En el panel abre «Configuración»: revisa nombre, teléfono, dirección, horario, duración de citas y días no laborables. Guarda los cambios antes de compartir tu agenda.
Registra un paciente real
En «Pacientes» crea la ficha con los datos que necesitas para atenderlo. En veterinaria, registra también los datos de la mascota y su propietario.
Crea la primera cita
En «Agenda» elige fecha, hora, paciente y motivo. Luego comprueba que aparezca en la lista o en el calendario visual.
Documenta la atención
Desde la cita abre el triaje y la ficha clínica. Escribe los hallazgos, revisa la receta y guarda o imprime el documento cuando esté listo.
Puedes explorar primero con datos de prueba. Si vas a enviar mensajes o documentos reales, confirma el destinatario y revisa el contenido antes de hacerlo.
02 · Mapa del sistema
Qué hace cada módulo
Los nombres pueden variar ligeramente según la especialidad; el recorrido es el mismo.
Métricas
Resume la actividad del período: citas, ingresos registrados, pacientes y cumpleaños. Selecciona el período para interpretar las cifras.
Dónde está: menú lateral → MétricasCitas y calendario visual
La agenda muestra citas en lista y permite crearlas o gestionarlas. El calendario visual sirve para ver la ocupación por fecha; Google Calendar es una vinculación aparte.
Dónde está: menú lateral → Agenda / Calendario VisualPacientes
Crea y busca fichas, actualiza datos y abre el historial. Antes de registrar una cita o un cobro, selecciona a la persona correcta.
Dónde está: menú lateral → PacientesFinanzas y planes
Consulta ingresos y registra pagos o abonos. En las especialidades que lo muestran, los planes permiten controlar cuotas y saldos pendientes.
Dónde está: menú lateral → FinanzasInventario
Agrega materiales clínicos, consulta el stock y realiza ajustes. Comprueba la cantidad disponible antes de registrar una salida.
Dónde está: menú lateral → InventarioCumpleaños
Consulta cumpleaños y configura el regalo o mensaje. La configuración por sí sola no envía un WhatsApp automáticamente: comprueba el flujo de envío antes de prometerlo.
Dónde está: Herramientas → Regalos CumpleañosAgendar una cita
- Busca al paciente por nombre, cédula o WhatsApp y selecciónalo.
- Completa fecha, hora y motivo.
- Elige pendiente o confirmada y pulsa «Agendar cita».
- Busca al paciente en la lista para verificar el registro.
Registrar una cuota
- Abre «Finanzas» y localiza el plan correcto.
- Pulsa «Abonar» e ingresa el importe.
- Confirma el pago y comprueba el saldo actualizado.
- Si aparece un error, revisa el historial antes de repetir.
03 · Atención clínica
De la cita a la receta
Una secuencia práctica para no perder información ni enviar un borrador sin revisar.
Triaje y contexto
- Abre la cita del paciente correcto.
- Registra los datos de triaje pertinentes, como peso, signos o alergias cuando correspondan.
- En la ficha escribe motivo, examen y hallazgos observados.
Usar la IA clínica
- Escribe notas claras y específicas.
- Pulsa el botón del copiloto en «Evaluación e IA».
- Revisa cada campo que proponga. Los tratamientos nuevos aparecen por separado para valoración.
- Corrige lo necesario y marca la revisión profesional antes de guardar.
Ampliar indicaciones y recomendaciones
- Escribe primero la receta o las recomendaciones actuales.
- Pulsa «Ampliar receta y recomendaciones».
- Lee y edita la propuesta; nada cambia automáticamente.
- Aplica cada indicación y las recomendaciones por separado. Confirma la revisión antes de guardar o imprimir.
Guardar, imprimir y enviar
Comprueba paciente, diagnóstico, indicaciones y dosis. Guarda la ficha y usa «Imprimir receta» si necesitas una copia. Cuando haya envío por WhatsApp, revisa el número y el estado final del mensaje: la aceptación inicial no confirma entrega.
Dónde está: ficha clínica → acciones del documentoResponsabilidad clínica: la IA prepara borradores. El profesional debe validar diagnósticos, alergias, contraindicaciones, dosis y recomendaciones con la historia y su criterio antes de prescribir o enviar.
04 · Tu área
Herramientas de medicina
Selecciona tu especialidad arriba para ver el recorrido que más te sirve.
Consulta médica
Documenta motivo, antecedentes, examen, diagnóstico y parámetros disponibles. Prepara la receta, las recomendaciones y el próximo control desde la ficha.
Odontograma por pieza
Registra hallazgos en la pieza dental correspondiente y añade su nota. Revisa la numeración y el estado antes de guardar; la IA solo propone piezas mencionadas en el contexto clínico.
Ficha de mascota y mapa corporal
Distingue los datos del propietario de los de la mascota. Usa el diagrama del perro para señalar la zona examinada y documenta el hallazgo en la ficha.
Plan nutricional
Registra anamnesis y evaluación, documenta pautas alimentarias o suplementos indicados y programa controles desde la atención.
Sesiones y ejercicios
Registra dolor, movilidad, fuerza y evolución cuando se hayan evaluado. Anota ejercicios e indicaciones, y programa la próxima sesión si corresponde.
05 · Comunicación
WhatsApp, IA y campañas
Primero conecta tu cuenta y verifica los requisitos; después prueba con un destinatario controlado.
Vincular WhatsApp Business
- Abre «Meta Omnicanal» o «WhatsApp Asistencitas».
- Pulsa «Vincular WhatsApp» y completa el proceso de Meta.
- Confirma que el panel muestre el número vinculado.
- Envía un mensaje de prueba y comprueba la conversación y sus estados.
La conexión requiere que Meta autorice el número y la integración; cada clínica usa su propia configuración.
Conversaciones y reservas
El asistente responde consultas generales con el contexto disponible y puede ayudar a proponer horarios. Un contacto de WhatsApp no se convierte en paciente registrado por escribir; se requiere una ficha o reserva real. No uses el número como prueba suficiente de identidad para divulgar datos clínicos.
Campaña IA
- Registra el consentimiento para marketing en la ficha del paciente.
- Usa una plantilla de marketing aprobada por Meta.
- Escribe nombre de plantilla, idioma y variable solicitada.
- Pulsa «Previsualizar», revisa elegibles y excluidos, y luego «Enviar plantilla».
La campaña limita cada envío y excluye contactos sin consentimiento o con teléfonos inválidos.
Comprobar entrega
«Aceptado por Meta» significa que recibió la solicitud, no que el paciente leyó el mensaje. Revisa los estados posteriores y, si hay error, evita reenviar a todos sin comprobar antes el historial.
06 · Preparación
Reservas, calendario y cuenta
Estas opciones determinan qué horarios se muestran y qué servicios quedan disponibles.
Mi Link de Reservas
Configura primero horario, duración de cita y días bloqueados. Después pulsa «Mi Link de Reservas» para copiar el enlace y ábrelo en otra pestaña antes de compartirlo. Si muestra un error de permisos, revisa el estado de la cuenta y solicita soporte.
Vincular Google Calendar
En «Configuración», pulsa «Vincular cuenta» y acepta los permisos de Google en la ventana emergente. Confirma que el botón indique vinculación y crea una cita de prueba. Si se guarda en Asistencitas pero falla la sincronización, revisa la conexión antes de volver a crearla.
Identidad y horarios
Configura nombre comercial, teléfono, dirección, logo, color, jornada, almuerzo, duración y días no laborables según las opciones de tu panel. Estos datos ayudan a presentar la clínica y a ofrecer horarios correctos.
Prueba y suscripción
Revisa en el panel la vigencia de tu prueba o suscripción. Algunas funciones dependen de que la cuenta tenga acceso activo y de que las integraciones externas estén configuradas.
Datos de facturación
Al crear la clínica se solicitan RUC o cédula, razón social y dirección matriz para la ficha de facturación. Revisa estos datos antes de continuar con los pagos de la cuenta.
07 · Ayuda rápida
Preguntas frecuentes
Abre la respuesta que necesites.
No recibí el correo de verificación. ¿Qué hago?
Revisa entrada, spam y promociones. En la pantalla de confirmación usa «No recibí el correo», confirma tu contraseña y espera el tiempo indicado si el sistema limita los reenvíos.
La IA no responde o indica que el modelo no está disponible.
Conserva tus notas y continúa manualmente. Ese mensaje suele requerir revisar la configuración de IA del servidor o su disponibilidad; compártelo con quien administra Asistencitas.
¿La IA puede enviar una receta por sí sola?
No. Primero revisas y guardas el contenido. El envío requiere los datos del paciente, la integración WhatsApp de la clínica y confirmar el flujo correspondiente.
El paciente no recibió el WhatsApp. ¿Lo envío otra vez?
Comprueba primero el número y el estado final. Un mensaje aceptado inicialmente puede fallar después; evita duplicados revisando el historial antes de repetir el envío.
La cita se guardó, pero no aparece en Google Calendar.
Comprueba en «Configuración» si la cuenta sigue vinculada, permite ventanas emergentes y revisa cualquier mensaje de error. No crees otra cita hasta verificar que la original exista en Asistencitas.
¿Cómo registro un cobro?
Abre «Finanzas», selecciona el paciente o plan correcto, registra el importe y comprueba el nuevo saldo. Si el panel informa un error, verifica antes si el cobro quedó guardado para evitar duplicados.